INLU-bloggen

På förekommen anledning, kommer här ett inlägg som berör problematiken som ibland kan uppstå med dubbla Lucat-konton. Informationen nedan kommer från kollegor på sektionen HR och har du frågor finns information längst ner om vart du kan vända dig.

Etablera rutiner för samarbete

När det kommer ny person som ska vara delaktig i verksamheten och behöver läggas in i Lucat, är det viktigt att du som katalogadministratör har en rutin för samarbete med chef och personalfunktion så att det blir rätt från början. Den säkraste sättet för att det ska bli är att invänta att uppgifter kommer in till Lucat från källsystemen Primula och Ladok om det är personer som är anställda eller studenter. Försök se till att anställningen är klar i Primula innan medarbetaren börjar jobba.​ Om anställningen inte är klar i Primula, använd ”Skapa ny anställd, manuellt”.

Undvik dubbla konto

De enda som får lov att ha dubbla konton i LUCAT är forskarstuderande som är nordiska medborgare då de troligtvis inte kommer att ansöka om ett svenskt personnummer.​ En vanlig svårighet är att hantera personer som inte har ett svenskt personnummer på rätt sätt, så att personen inte råkar få dubbla konton (två olika LUCAT-identiteter). Läs mer en bit ner på denna sida om hur du kan undvika dubbla konton: Skapa användare | IT vid LU. Har det skapats dubbla konton är det bekymmersamt för personen som fått och börjat använda båda kontona, då det måste tas individuella beslut och rättningar för varje system som användaren hunnit använda. Rättningarna tar mycket lång tid.

​Samordningsnummer från Skatteverket

Behövs för att kunna betala ut lön via Primula​ om personen inte har svenskt personnummer. Samordningsnummer består liksom personnumret av tio siffror.​ De inledande sex siffrorna utgår från personens födelsetid med den skillnaden att man lägger till 60 till födelsedagen.​ För en person som är född den 23 augusti 1964 så blir de sex första siffrorna i samordningsnumret därför 640883. ​

Interimspersonnummer från Ladok​

Identifikationsnummer (sk T-nr, finns också S, R, U, W) som i Ladok och NyA används för att hantera studenter som saknar svenskt personnummer.​

Systemgenererat personnummer från Lucat​

Finns inget annat identifikationsnummer kan Lucat skapa ett nummer för att kunna etablera ett konto till en person (x-nr).​

Viktigt!​

– Undvik att lägga uppdrag på studentkontot – det ska du i princip bara göra om du vet att personen inte kommer att få ersättning för sitt arbete eller annan ersättning genom Primula!

– Skapa uppdraget “Ny anställd, manuellt” med ett X-nr, i väntan på samordningsnummer.​ Uppdragskategorin “Ny anställd, manuellt” kan matchas ihop​ med uppdrag som kommer från Primula OM anställningen inte är klar.​

Mycket information om Lucat och kontohantering finns på sidorna Lucat | IT vid LU. Om du behöver mer hjälp, prata med din katalogadministratör, fakultetens kontaktperson för Lucat eller lägg ett ärende till Servicedesken. Startsida – LU Support (service-now.com)

Hej vänner!

Under det gångna året har vi sett många förändringar på migrationsområdet som på ett eller annat sätt ställer till det för oss som arbetsgivare och internationellt lärosäte. Men inte alla ändringar är av ondo. 5 b kap. 15 § andra stycket utlänningslagen har fått en ny, rafflande, tredje punkt. “VAD STÅR DET DÄR?!” undrar ni naturligtvis med hejdlös entusiasm och nyfikenhet. Jo! Den öppnar nu upp för att personer med giltiga arbetstillstånd (enligt 6 kap. 2 § utlänningslagen) kan ansöka om och beviljas uppehållstillstånd för 1) forskning 2) studier på forskarnivå (ibland även kallat “doktorandtillstånd”) inifrån landet. Lagändringen implementeras från och med innevarande månad och är mycket positiv för oss som arbetsgivare då vi har utökade möjligheter att planera vår verksamhet och anställa på plats när någon har ansökt om förlängning i rätt tid. Innan har en person med arbetstillstånd som erbjuds (exempelvis) en doktorandanställning varit tvungen att åka utomlands under handläggningstiden av det nya studietillståndsärendet, vilket nu inte längre behövs. Dessutom får personerna som lagändringen rör numera även arbeta i väntan på sitt nya beslut.

Detta, tillsammans med vissa andra förändringar, påkallar en revision av HR- webben. Jag kommer att ombesörja detta under innevarande vecka.

Med önskan om en härlig midsommarhelg,

Eder Migrationskoordinator.

Flera av er har säkert fyllt i enkäter tidigare angående statistik till Euraxess. Men för er som är nya och som en påminnelse till varför det är viktigt att alla ni som deltar i INLU-nätverket fyller i kommande enkät, så följer en text om detta. Tack på förhand till att ni tar er tid att fylla i enkäten, hör av er om ni har några funderingar!

EURAXESS är ett europeiskt nätverk under EU-kommissionen och har som syfte att underlätta forskarmobilitet, främja karriärutveckling för forskare, upplysa forskare om deras rättigheter samt synliggöra lediga forskartjänster inom Europa. Det finns runt 600 EURAXESS-center i över 40 länder. Läs gärna mer om EURAXESS på den svenska portalen www.euraxess.se och på den gemensamma europeiska portalen https://euraxess.ec.europa.eu

Två gånger om året ber EURAXESS oss att skicka in statistik över antalet frågor som internationella forskare ställer på de olika universiteten. Resultatet använder de för att föra upp olika frågor på politisk nivå i Bryssel. Vi använder oss också av resultatet här på Lunds universitet för att fortsätta utveckla den service och det stöd vi ger till internationella forskare och till er ute i verksamheterna.

För att kunna skicka in svar från Lunds universitet som är så överensstämmande som möjligt, ber vi er om hjälp med att fylla i nedan frågeformulär som gäller perioden januari-juni 2022. Observera att det vi efterfrågar är antalet frågor ni har fått om respektive ämne från internationella medarbetare. Har ni inte fått någon fråga om ett ämne, så skriver ni noll. Vi behöver inga exakta siffror utan det räcker om ni estimerar antalet. Det är totalt 21 frågor och frågornas rubriker är lika för alla länder och formuleras av EURAXESS. Efter varje fråga, så finns en förklaring vad den innebär.

Här hittar du enkäten

Mvh Karin.

Hej i post- karnevalsstugan!

I våras röstade Riksdagen igenom skärpta krav för arbetsgivaren i arbetstillståndsprocessen. Bakgrunden till detta var att man hade sett en ökad mängd fall där anställningsvillkoren försämrades för sökanden efter att de kom till Sverige. Helt enkelt ordnade arbetsgivare anställningserbjudanden som såg fina ut på pappret, varpå Migrationsverket utfärdade uppehållstillstånd och sökanden kom till Sverige för att mötas av en sämre anställning än vad som hade erbjudits och som var grunden för uppehållstillståndet. För att komma till bukt med detta problem krävs från och med den 1 juni 2022 att ett faktiskt anställningsavtal (till skillnad från ett arbetserbjudande) finns på plats vid ansökan. På så sätt kommer arbetsgivaren vara civilrättsligt bunden till de villkor som anges vid ansökan om arbetstillstånd på ett annat sätt än tidigare. Avtalet måste även vara undertecknat av båda parter (arbetsgivare och arbetstagare). Vi hoppas på att Migrationsverket kommer godta scannade underskrifter… Hur förhåller detta sig då, undrar ni, till förbudet i 20 kap. 5 § utlänningslagen mot att ingå anställningar med personer som inte har en etablerad rätt att vistas och arbeta i Sverige? Jo, här Nya regler från 1 juni för dig som söker arbetstillstånd – Migrationsverket anges I anställningsavtalet kan det ingå en överenskommelse om att avtalet gäller om den anställde får ett arbetstillstånd. Detta villkor kommer att vara mycket viktigt att tänka på och inkludera i kommande arbetstillståndsprocesser.

Vidare ingår också, i de nya reglerna för arbetstillstånd, att arbetsgivaren i vissa fall ska meddela Migrationsverket om villkoren för anställningen förändras efter beslutet om arbetstillstånd. Migrationsverket får också större möjligheter att kontrollera att arbetsgivaren följer villkoren i anställningsavtalet. Att inte följa avtalet, eller att inte meddela förändringar till Migrationsverket, kan få negativa konsekvenser för arbetsgivaren. Dessvärre har vi i nuläget inte mer precisa uppgifter om vad detta kommer att innebära i praktiken. På ovan nämnda hemsida skriver Migrationsverket att “detaljerad information om dessa förändringar kommer att publiceras [här] på Migrationsverkets webbplats 1 juni när de nya reglerna börjar gälla”. På så sätt kommer alltså tyvärr denna utlovade detaljerade information först efter att reglerna har implementerats… Men redan i skrivande stund finns ett aktivt samarbete inom Euraxess för att bena ut hur lärosätena på bästa sätt kan parera dessa förändringar.

De nya reglerna kommer att gälla både för nya ansökningar som kommer in efter den 1 juni samt ansökningar som lämnades in före den 1 juni men som vid brytdatumet fortfarande väntar på beslut.

Två saker som är viktiga att tänka på:

• Använd er alltid av Alfa i arbetstillståndsärenden. Då tar vi del av deras certifiering och handläggningen går betydligt snabbare.
• Förändringarna som omnämns i detta inlägg gäller alltså bara arbetstillståndsprocessen, inte t.ex. studietillståndsprocessen eller forskningstillståndsprocessen trots att sökanden i dessa ärendekategorier (doktorander och forskare) allt som oftast också anställs.

Med önskan om en härlig långhelg!

Eder migrationskoordinator,

Erik

Efter mycket diskussioner och överväganden har Migrationsverket nu meddelat att myndigheten kan utfärda fyraåriga tillstånd för inkommande doktorander. Detta är mycket positivt och innebär att personer som beviljas detta slipper att oroa sig för en förlängningsprocess mitt i sina doktorandstudier. Migrationsverket skriver följande på sin hemsida Upp till fyra års tillstånd i taget för studerande på forskarnivå – Migrationsverket: Migrationsverket bedömer att en anställning som doktorand eller ett stipendium för doktorandstudier hos ett lärosäte i Sverige i normalfallet är tillräckligt för att uppvisa försörjningsförmåga för ett tillstånd på upp till fyra år, även om till exempel en anställning som doktorand löpande måste förnyas.

Som alltid finns det dock vissa saker att tänka på i sammanhanget. Ett tillstånd kan inte ges för en längre tid än passets giltighet. Så om det överhuvudtaget är möjligt för den inkommande doktoranden så bör denna försöka se till att passhandlingen har lång kvarvarande giltighet. Olika länder har olika regler kring giltighetstid och förnyelse för pass, så i detta sammanhang får den individuella medarbetaren ta eget ansvar och undersöka hur hen kan gå tillväga för att se till att passet är giltigt tillräckligt länge för att få ett så långt tillstånd som möjligt. Det är också viktigt att lärosätets dokumentation är tydligt och korrekt ifylld vid ansökan om uppehållstillståndet. I detta ingår att utbildningen tydligt beskrivs för Migrationsverket, att det anges om det under utbildningen finns planerade utlandsvistelser samt att uppskattat slutdatum för utbildningen framgår (detta kan komma att uppdateras under studiernas gång). Uppskattat slutdatum bör vara på detaljnivån dag-månad-år. Migrationsverket har med anledning av denna praxisändring även uppdaterat de checklistor som lärosäten hänvisas till i ansökningsprocessen. För mer information, se länk ovan. Undertecknad är i färd med att uppdatera HR-webben med anledning av förändringen.

Eder Migrationskoordinator,

Erik

Hej i vårsolen!

Regeringen har beslutat att utvidga Massflyktsdirektivet till att även inbegripa de som lämnade Ukraina månaderna innan krigets utbrott. Specifikt innebär utvidgningen att de som har rest in och vistats i Sverige under perioden den 30 oktober 2021–23 februari 2022 också kan kvalificera sig för tillfälligt skydd enligt 21 kap. utlänningslagen. Denna ändring träder dock i kraft först den 26 april 2022. Se Fler personer ska omfattas av massflyktsdirektivet – Regeringen.se för mer information.

Som vi tidigare har rapporterat om så kommer ett uppehållstillstånd enligt ovanstående med rätt att arbeta och det utfärdas också mycket snabbt efter ansökan. Om ni har kontakt med medarbetare eller övriga som kom till Sverige innan kriget och som hittills inte har kvalificerat sig för Massflyktsdirektivet, så kan detta detta vara mycket nyttig information för dem att få. Det kan vidare vara en öppning för att kunna anställa en person som tidigare saknade sådan rätt att arbeta. Men rätten att arbeta och vistas i Sverige måste alltid noga kontrolleras (genom att granska uppehållskort/ pappersbeslutet om uppehållstillstånd) inför beslut om anställning, precis som vanligt.

Allt gott,

Eder Migrationskoordinator

Hejsan!

Mitt namn är Karin Fälth och jag är ny i rollen som personalkonsult med fokus på internationell personal på sektionen HR och efterträder Åsa Thormählen. Jag kommer senast från Malmö universitet, där jag arbetat främst med frågor rörande karriärvägledning och olika typ av introduktionsinsatser, framför allt för mastersstudenter och doktorander. Innan det har jag arbetat på Jönköping University, Arbetsförmedlingen och inom ett ESF-finansierat myndighetsprojekt. Nu är det härligt att vara på plats på Lunds universitet! Jag sitter på våning två i Byrålogen och har du vägarna förbi, får du gärna komma och säga hej.

Jag skulle vilja träffa er som arbetar ute i de olika verksamheterna och höra vilka frågor ni ofta får gällande internationell personal. Jag skulle gärna också vilja diskutera kring hur ni ser på informationen på HR-webben (https://www.hr-webben.lu.se/internationell-personal) samt hur ni önskar att detta INLU-nätverk ska administreras framöver. Funkar det bra med bloggen eller finns det andra sätt som ni hade föredragit?

Finns det andra frågor ni önskar lyfta med mig, så får ni gärna maila karin.falth@hr.lu.se  

Jag bjuder härmed in till en workshop den 18 maj kl. 10.00-11.30, där vi diskuterar ovan frågor. Fundera därför gärna över dessa tills vi ses.

Ni ska få vara med och bestämma om hur ni vill ses den 18 maj – fysiskt eller digitalt? Fyll i denna Forms, https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=lICmegRhpkG0Q9S1JFH2F043bWQwEUNLtUoBRp5OzO9UQjk3WERKVTYwQ1U3SDNYSFM4UDdJVlJaTSQlQCN0PWcu , så får demokratin tala sitt språk 😊 Jag återkommer sedan innan den 18 maj med mer information.

Med tanke på de oroligheter som just nu pågår, finns det ett stort intresse både inom och utanför Lunds universitet att hjälpa alla de studenter och anställda som har påverkats av kriget i Ukraina. Nu är det möjligt att skänka pengar till stipendiefonden ”Lund University support programme for students and staff affected by the situation in Ukraine”.

Skicka din gåva via Swish 1230299719 eller bankgiro 830-6599. Märk donationen “Ukraine”. Sprid gärna detta lokalt i era verksamheter, stort tack för hjälpen!

Varma hälsningar, Karin.

Hej denna strålande torsdag!

Som vi adresserat tidigare här i bloggen, så har Migrationsverket långa handläggningstider. Därför är det viktigt att det blir rätt från start, för att förhindra ännu längre väntetider. Migrationsverket har identifierat något av ett mönster vad gäller motstridig dokumentation i våra ansökningar om uppehållstillstånd för doktorandstudier. Specifikt handlar det om att antagningsbeslut som är daterade ett visst datum är motstridiga i förhållande till bifogade studieintyg som gör gällande att antagning skedde vid ett annat datum. Detta gör att Migrationsverket inte vet vilket dokument som är att betrakta som antagningsbeslutet eller när antagning faktiskt skedde.

Motstridig dokumentation i enlighet med det ovan sagda gör att Migrationsverket ofrånkomligen kommer att behöva komplettera ärendet, vilket förlänger handläggningstiden avsevärt (lagkraven om längsta handläggningstid gäller bara för ärenden som inte behöver kompletteras). Det är därför viktigt att noga granska ansökningar och dokumentation som lämnas in för att säkerställa att dokumentationen är korrekt och samstämmig, då vare sig vi eller den vi antar vill ha längre handläggningstider än nödvändigt.

De ärenden som vi har kännedom om i detta sammanhang har Alfa varit inkopplade i. Vi kommer därför även att lyfta detta med dem vid möte inom kort.

Eder Migrationskoordinator,

Erik

Vänner,

Kriget i Ukraina fortsätter att ställa saker på sin ända. Här på bloggen har vi för någon månad sedan skrivit om Migrationsverkets mycket långa handläggningstider och hur detta påverkar våra processer för internationella medarbetare. Detta var innan Ryssland inledde sin invasion av Ukraina, vilket väntas innebära de största flyktingströmmarna i Europa sedan andra världskriget. I veckan rapporterades det om att fler än 4000 ukrainare söker asyl i Sverige… per dag. Migrationsverket rapporterar nu om ett troligt scenario där runt 200.000 ukrainare kommer att ha anlänt till Sverige vid halvårsskiftet. Detta är att jämföra med rekordåret 2015 och dåvarande flyktingkris då cirka 170.000 flyktingar kom till Sverige på ett helt år. Migrationsverket har redan nu flaggat för att de inte har kapacitet att hantera detta själva, utan de behöver hjälp från hela samhället, särskilt för att hitta bostäder.

I detta läge är det att vänta att de redan mycket långa handläggningstiderna bara kommer att bli längre, i alla processer. Migrationsverket står inför en rejäl utmaning, särskilt då de har bantat ner sin verksamhet de senaste åren. Detta ställer till med problem för oss som internationellt lärosäte. Jag är i färd med att skriva färdigt en analys av hur handläggningstiderna och migrationsprocesserna överlag sätter käppar i hjulet för oss och våra internationella medarbetare. Analysen ska skickas in till Utbildningsdepartementet (på departementets egen begäran) inom ett par veckor. Även KTH, Uppsala och KI står bakom analysen. Så problemen uppmärksammas kontinuerligt och lyfts till högre ort för hantering, men under rådande omständigheter kan man inte förvänta sig några mirakel. Det kommer gå trögt ett bra tag till.

Det vi måste göra nu, för att parera detta, är att ha så god framförhållning som det bara går vid internationell rekrytering. Rekryteringsförfaranden bör starta i så god tid som överhuvudtaget är möjligt, så att vi får hit våra medarbetare när de verkligen behövs. Vid arbetstillståndsprocesser bör man alltid använda sig av Alfa Relocation, då de är certifierade och har en “fast track” (trots att denna inte är så “fast” som den borde vara så är den fortfarande helt klart att föredra jämfört med att försöka sig på en process utan en certifierad part som ombud). Alfas hjälp kan också vara användbar i andra processer, t.ex. för studerande- eller forskningstillstånd, men på grund av sin certifiering har de en unik särställning just vad gäller arbetstillstånd. Det kan vara bra att tänka på.

Med hejarop och uppmuntran! Vi grejar det här!

Eder Migrationskoordinator,

Erik

Det är med förfäran och stor sorg som vi bevittnar krigets fasor i Ukraina. För att låna några ord av vår kloka sektionschef på Externa Relationer, Margareta Nordstrand, så vaknar vi i dessa dagar till “ett Europa som vi inte är vana vid”. Ett led i detta är stora inomeuropeiska flyktingströmningar. Som ett internationellt lärosäte berörs vi i allra högsta grad av utvecklingen; vi har såväl studenter som medarbetare från Ukraina som av naturliga skäl känner stor oro, inte minst med anledning av sin migrationsrättsliga status här i Sverige och i övriga EU. Därav finner jag anledning att klargöra några aspekter som kan vara bra att känna till ute i verksamheten.

Samma dag som Ryssland inledde sin invasion av Ukraina, den 24 februari 2022, fattade Migrationsverket ett beslut (RS/002/2022) om att inga lagakraftvunna avvisnings- eller utvisningsbeslut till Ukraina skulle verkställas från Sveriges sida. Detta innebär alltså att även om du har ett utvisningsbeslut som stadgar att du ska återvända till Ukraina, så kommer svenska myndigheter i dagsläget inte att genomföra utvisningen i praktiken. Av sagda beslut framgår det också att den politiska och säkerhetsmässiga utvecklingen i Ukraina är svårbedömd, både på kort och lång sikt. Därför meddelar Migrationsverket att inga beslut får i dagsläget fattas i asylärenden som rör personer från Ukraina; detta innebär alltså, för att vara tydlig, att även ärenden där utfallet skulle varit ett beviljande, inte får avgöras just nu. För att läsa själva beslutet, se Migra­tions­verket stoppar till­fäl­ligt utvis­ningar till Ukraina – Migrationsverket.

Det är tydligt att beslutet fattades mycket snabbt (vilket alla är mycket tacksamma för) för att möta omedelbara behov, men att vidare bevakning behövs och att nya ställningstaganden kommer att göras för att möta utvecklingen av situationen. Därför är det viktigt för alla av oss att ständigt inhämta så färsk information som möjligt och att dubbelkolla huruvida tidigare besked fortfarande gäller. Jag kommer att följa utvecklingen noga och delge eventuella nya besked.

Utöver ovanstående, inhemska, åtgärd har EU beslutat att aktivera det så kallade “massflyktsdirektivet” från 2001. Det är första gången direktivet aktiveras och det ger ett särskilt skydd för människor som flyr kriget i Ukraina. Direktivet innebär att de som kommer från Ukraina kan få omedelbart skydd i Sverige och ett tidsbegränsat uppehållstillstånd. Inledningsvis gäller tillståndet i ett år, men det kan förlängas upp till tre år. Tillståndet ger personer hemmahörande i Ukraina möjlighet att få hjälp med boende, rätt att arbeta, rätt att söka grundläggande vård, rätt till skolgång för barn och visst ekonomiskt bistånd i Sverige. Direktivet gäller de som är ukrainska medborgare, varaktigt bosatta i Ukraina eller har skyddsstatus i Ukraina. För att omfattas av direktivet ska man ha lämnat landet efter den 24 februari 2022.

För att ansöka kommer personerna att behöva registrera sig och visa upp ett biometriskt hemlandspass eller andra ukrainska identitetshandlingar på ett av Migrationsverkets kontor. Sökanden kommer även få lämna fingeravtryck och fotograferas som en del av registreringsprocessen.

Det är viktigt att påtala att detta direktiv inte blockerar en sökande från den “vanliga” asylprocessen. Denna, vanliga, process kräver dock alltid individuell utredning vilket innebär att ett beslut enligt denna process aldrig ges omedelbart på samma sätt som när man ansöker om skydd enligt massflyktsdirektivet. I enlighet med vad som har sagts ovan kan det också vara värt att betänka, för en ukrainsk person som överväger att söka asyl, att inga av dessa ärenden avgörs i dagsläget.

Jag hoppas att denna information bidrog till lite klarhet, om än bara för stunden. Jag återkommer när vidare besked finns att delge. Ta hand om er, om varandra och visa gärna lite extra stöd till era kollegor som på ett eller annat vis påverkas av kriget. Om man är orolig över sin migrationsrättsliga status och har frågor är man alltid välkommen att höra av sig till mig på erik.kvist@er.lu.se. Ni som är ute i verksamheten får gärna vara tydliga med detta gentemot de som ni agerar stöd för, särskilt gentemot era engelsktaliga kollegor som inte har lika lätt att ta till sig information på svenska.

Med hopp om ett så snabbt och fredligt avslut på kriget som möjligt,

Eder Migrationskoordinator, Erik